Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe persoonsgegevens binnen PlannerSysteem.nl worden verwerkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Rollen onder de AVG

Voor de eigen klantadministratie, accountgegevens en bedrijfsgegevens van klanten is PlannerSysteem.nl de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betreft bijvoorbeeld contactgegevens van de klant, gegevens over het abonnement en gegevens die nodig zijn voor ondersteuning en administratie.

Voor persoonsgegevens van medewerkers die een werkgever via PlannerSysteem.nl invoert of laat verwerken, is de werkgever in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. PlannerSysteem.nl verwerkt deze personeelsgegevens als verwerker namens de werkgever en uitsluitend volgens diens instructies en de gemaakte afspraken.

Voor de verwerking van personeelsgegevens maken werkgever en Tunoq PlannerSysteem passende verwerkersafspraken. De werkgever blijft verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag, transparantie richting medewerkers, de juistheid van gegevens en het beantwoorden van verzoeken van medewerkers.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik kunnen naam, e-mailadres, account- en bedrijfsgegevens, roosters en gegevens over gewerkte uren worden verwerkt. De precieze gegevens hangen af van de diensten die de werkgever gebruikt en de informatie die gebruikers invoeren.

Doeleinden en grondslagen

Tunoq PlannerSysteem verwerkt eigen klant- en accountgegevens voor het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst, administratie, ondersteuning, beveiliging en wettelijke verplichtingen. Personeelsgegevens worden namens de werkgever verwerkt voor personeelsplanning, urenregistratie en de andere functies die de werkgever activeert. De werkgever bepaalt daarvoor de doeleinden en grondslagen.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen die aansluiten bij de aard en risico’s van de verwerking.

Hosting, verwerkers en internationale doorgifte

Voor hosting, database, beveiliging en ondersteunende diensten kunnen externe verwerkers worden ingezet. De toepasselijke afspraken over deze verwerkers en eventuele internationale doorgiften worden vastgelegd volgens de AVG.

Openbare website-assistent

Als de openbare website-assistent is ingeschakeld, wordt een vraag via onze server naar OpenAI verzonden om een antwoord te genereren. Vul geen persoonsgegevens, medische informatie, betaalgegevens, wachtwoorden of gegevens over medewerkers en roosters in. De openbare assistent heeft geen toegang tot ingelogde portalen. Voor beveiliging en kostenbeheersing gebruiken wij tijdelijke, gepseudonimiseerde netwerkidentificaties en geaggregeerde tellers. De inhoud van vragen en antwoorden wordt niet in deze tellers bewaard. De AI-dienstverlener kan verzoeken volgens diens toepasselijke verwerkings- en bewaarbeleid verwerken. Chatgebruik is vrijwillig: informatie staat ook op de website of is op te vragen via ons contactadres.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en zolang een wettelijke bewaarplicht geldt. De werkgever bepaalt voor personeelsgegevens, binnen de wettelijke kaders, de benodigde bewaartermijnen. Voor eigen klantadministratie en accountgegevens hanteert Tunoq PlannerSysteem bewaartermijnen die aansluiten bij de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

Uw rechten en contact

Voor gegevens waarvoor Tunoq PlannerSysteem verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdraagbaarheid, voor zover de AVG dit toestaat. Voor personeelsgegevens richt een medewerker een verzoek in beginsel tot de werkgever. Neem voor vragen contact op via info@plannersysteem.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.